O que fazer quando a contagem dá sobra ou falta

Antes de ajustar, investigue: quase toda diferença de inventário tem uma causa identificável no histórico do próprio item.

Ajustar é a última etapa, não a primeira. Um inventário que só carimba diferenças esconde o problema que gerou a diferença, e no mês seguinte ela volta.

Quando falta material (diferença negativa)

O sistema diz que tem mais do que a prateleira mostra. Causas comuns, na ordem em que vale checar:

• retirada entregue no balcão e não lançada no sistema;
• entrada lançada em duplicidade, por exemplo entrada manual mais recebimento da Ordem de Compra (OF/OC) da mesma nota;
• quebra, perda ou furto que ninguém registrou;
• material que foi para outra obra sem lançamento nas duas pontas;
• erro de unidade, como contar caixa e lançar unidade.

Quando sobra material (diferença positiva)

• entrada não lançada, com o material já na obra;
• devolução da frente de serviço que voltou para a prateleira sem registro;
• saída lançada a mais do que foi entregue;
• contagem do mesmo material em dois locais somada errado.

O roteiro

1. Recontagem antes de qualquer lançamento, de preferência com outra pessoa.
2. Abra o Histórico do item pela própria tela de Inventário e olhe os últimos lançamentos.
3. Se achar a causa, corrija na origem: lance a retirada que ficou pendente, desfaça o recebimento duplicado.
4. Só o que sobrar sem explicação vira ajuste de inventário.
5. Registre por escrito, fora do sistema, o motivo das diferenças relevantes, para a reunião de resultado.

Quando for ajustar, siga o passo a passo da contagem. Se a dúvida for sobre o saldo em si, veja por que meu saldo está diferente do que eu esperava.

Para investigar a causa em vez de só ajustar o número, veja material sumindo na obra: por onde começar.