Material sumindo na obra: por onde começar

Antes de falar em furto, vale eliminar as quatro causas que respondem pela maior parte das diferenças de estoque num canteiro.

Quando a contagem não bate, a primeira hipótese que aparece na reunião é furto. Ela é a mais cara de investigar, a mais difícil de provar e, na prática, quase nunca é a maior parte da diferença. Vale gastar dois dias eliminando as outras quatro antes.

1. Baixa que não foi registrada

É a campeã, com folga. O material saiu do almoxarifado de verdade, foi aplicado no serviço, e o lançamento não aconteceu. Isso acontece toda vez que a retirada depende de alguém lembrar depois: o almoxarife saiu para receber um caminhão, a fila cresceu, e três retiradas foram liberadas na confiança.

Como reconhecer: a diferença é sempre para menos, concentrada em material de giro alto, e piora nas semanas de pico de serviço.

2. Unidade trocada

Comprou em metro cúbico, deu baixa em saco. Comprou em milheiro, retirou em unidade. Uma única troca dessas produz uma diferença enorme e persistente, e ela não parece erro de unidade quando você olha o saldo: parece sumiço.

Como reconhecer: a diferença é gigante e só naquele item, e o número guarda uma proporção redonda com o real, como vinte vezes ou mil vezes.

3. Material que está na frente de serviço

Saiu do almoxarifado, ainda não foi aplicado, está empilhado ao lado do serviço. Fisicamente ele existe, contabilmente ele já saiu. Se a contagem do inventário passar pelo canteiro e contar esse material, vai aparecer sobra em vez de falta, o que confunde mais ainda.

Como reconhecer: some e volta. Numa contagem falta, na seguinte sobra.

4. Entrada aceita sem conferência

A nota diz 100, chegaram 92, alguém assinou o canhoto sem contar. O sistema passou a acreditar em 100 desde o primeiro dia, e a diferença de 8 vai aparecer três meses depois, longe da causa.

Como reconhecer: a diferença bate com o volume de uma entrega específica, e costuma ser sempre do mesmo fornecedor.

A ordem de investigação

1. Pegue o material com a maior diferença e olhe o histórico de movimentação dele inteiro, entrada por entrada.
2. Confira a unidade cadastrada contra a unidade da nota de compra. Isso elimina a causa 2 em cinco minutos.
3. Percorra o canteiro procurando o material empilhado fora do almoxarifado. Isso elimina a causa 3.
4. Compare as três últimas entradas com as notas fiscais correspondentes. Isso elimina a causa 4.
5. O que sobrar, olhe contra as retiradas do período. Se o consumo registrado for muito menor que o serviço executado, a causa é a 1.

Se o artigo por que meu saldo está diferente do que eu esperava não resolver, e as quatro causas acima estiverem descartadas, aí sim a conversa muda de assunto.