Inventário de almoxarifado de obra sem parar o canteiro

Contagem cíclica por grupo de material, o que fechar antes de contar e por que contar olhando o saldo do sistema esconde justamente o erro que você procura.

O inventário geral, aquele que para a obra por um dia inteiro no fim do semestre, tem dois problemas. Ele custa caro em hora parada, e descobre o erro seis meses depois de ele ter acontecido, quando ninguém mais consegue explicar a causa.

A alternativa: contar por grupo, toda semana

Divida o almoxarifado em grupos de material e conte um por semana. Aço nesta, alvenaria na outra, elétrica na seguinte. Em dois meses você percorreu tudo, sem nenhum dia parado, e cada diferença aparece perto da causa, quando ainda dá para investigar.

Comece pelos grupos de giro alto e valor alto. Eles respondem pela maior parte do dinheiro e pela maior parte do erro.

O que fechar antes de contar

Contar com pendência em aberto produz diferença falsa, e diferença falsa gasta o crédito do inventário com a equipe.

1. Lance as retiradas do dia que ainda estão no papel.
2. Dê entrada no material que já chegou e está na prateleira.
3. Combine a parada do grupo: durante a contagem daquele grupo, ninguém retira nem recebe aquele material.
4. Guarde a foto do saldo antes de começar, exportando a lista. Ela é o comprovante do antes.

Contagem cega, e por que ela não é frescura

Se o conferente enxerga o saldo do sistema na hora de contar, o número do sistema vira âncora. Contou 47, o sistema diz 50, a cabeça arredonda para 50 e a diferença de 3 nunca existiu oficialmente. Anote no papel primeiro, sem olhar a tela, e só depois transcreva.

Onde der, duas pessoas: uma conta, a outra anota. Onde não der, conte duas vezes em momentos diferentes do dia.

Antes de aplicar o ajuste

Ajuste aplicado sem investigar é o inventário escondendo o problema em vez de revelar. Toda diferença acima de um limite que você definir merece uma olhada no histórico do item antes de virar número novo. O que procurar está em o que fazer quando a contagem dá sobra ou falta.

Depois

• Exporte o saldo de novo e guarde as duas listas junto com a folha de contagem. Isso é o que sustenta a conversa três meses depois;
• revise o estoque mínimo dos itens que zeraram no período, porque zerar é sinal de piso mal calibrado;
• anote a causa de cada diferença grande. A lista de causas repetidas é mais valiosa que o ajuste em si.

O passo a passo dentro do Almoxa está em como funciona o Inventário e em como lançar a contagem e aplicar o ajuste.