Como lançar a nota fiscal de uma compra recebida
Passo a passo da janela Lançar nota: os dados da nota, os valores, as parcelas, os anexos e o que a tela confere antes de criar a AP.
A rotina é separada do recebimento de propósito: o almoxarife dá entrada no material na hora em que ele chega, e lança as notas do dia quando sentar na frente da tela. A porta de entrada é a tela Notas a lançar, mas o mesmo botão aparece na linha da OC recebida em Ordens de Compra e no detalhe da OC.
1. O cabeçalho
A janela abre com a OC, o fornecedor com CNPJ, a obra e o valor de referência. Na primeira nota de uma compra recebida inteira, a referência é o valor da OC. Numa entrega em partes, é o valor do que foi recebido desde a última nota (quantidade vezes preço, sem frete). É contra esse número que a tela compara o total da nota.
2. A nota
Se você tem o arquivo XML da NF-e, comece por ele: o botão Ler o XML da NF-e preenche tudo. Veja como ler o XML. Sem XML, digite:
| Campo | O que colocar |
|---|---|
| Tipo de documento | NF-e (mercadoria), CT-e (frete), nota de serviço ou outro documento (recibo, fatura). O tipo entra na conferência de nota repetida. |
| Nº da nota e série | Como impresso. Se o número já foi digitado na ficha de FVM do recebimento, ele vem preenchido. |
| Emissão e entrada | A emissão é a data da nota; a entrada é o dia em que ela entrou na empresa. A entrada não pode ser antes da emissão, e nenhuma das duas pode estar no futuro. |
| Competência | O mês a que a despesa pertence, no formato MM/AAAA. Vem preenchido com o mês da emissão. |
| Chave de acesso | Os 44 dígitos da NF-e, opcional. A tela agrupa de quatro em quatro e recusa chave com tamanho errado. |
| Valores | Produtos, frete, desconto, IPI, ICMS-ST e outras despesas. O ICMS é só informativo: ele já está dentro do preço dos produtos e não soma. Se a soma não fecha com o total, a tela avisa, mas a nota impressa manda. |
| Total da nota | O total como impresso. Se ele estiver mais de 1% acima ou abaixo do valor de referência, a tela avisa antes de lançar. É aviso, não trava: frete cobrado na nota e reajuste de preço são motivos legítimos. |
3. As parcelas
Uma linha por título: vencimento, valor, forma e, se quiser, a linha digitável do boleto ou o PIX copia e cola, que depois aparece para quem paga. Se a compra veio de uma cotação com condição de pagamento (28 ddl, 30/60/90, à vista), as parcelas já vêm sugeridas a partir da data de entrada. Os botões ajudam:
+ parcelaacrescenta uma linha com o que falta para fechar.Dividir em N iguaispergunta em quantas e distribui, com os centavos que sobram na última.À vistadeixa uma parcela só, vencendo na data de entrada.
A linha de fechamento diz se as parcelas somam o total ou quanto falta. O botão de lançar só habilita quando fecha, e a frase ao lado dele diz o motivo enquanto não fecha.
4. Os anexos
A NF em PDF, o boleto e outros documentos podem entrar aqui ou depois, pelo detalhe da AP. O XML lido entra sozinho como anexo. Os arquivos sobem depois que a AP é criada; se algum não subir, a AP fica e a tela avisa qual faltou.
5. Lançar
Lançar nota e gerar AP cria a AP e as parcelas de uma vez. A OC sai de Notas a lançar e as parcelas aparecem em Contas a pagar. Se a mesma nota do mesmo fornecedor já tiver sido lançada, o sistema recusa e diz em qual AP ela está.
Este texto faz parte da Central de Ajuda do Almoxa, o sistema de gestão de materiais de obra da Viável Engenharia de Custos.
Ver o Almoxa por dentro