Boas práticas para a contagem de inventário

Como preparar a obra, quem escalar, em que ordem contar e o que fazer antes de abrir a tela, para o número contado valer alguma coisa.

Contagem malfeita é pior do que contagem nenhuma, porque gera ajuste errado e o sistema perde a confiança da equipe. Alguns cuidados resolvem a maior parte dos problemas.

Antes de contar

1. Feche as pendências do dia: lance as retiradas do balcão e atenda as requisições já entregues fisicamente.
2. Dê o recebimento das Ordens de Compra (OF/OC) do material que já chegou e está na prateleira.
3. Combine a parada: durante a contagem, ninguém retira nem recebe material. Movimento durante a contagem é a maior fonte de diferença falsa.
4. Abra o Saldo em Obra e clique em Baixar .xlsx. Essa planilha é a foto do saldo antes do inventário, e vale como comprovante do antes e depois.
5. Organize o almoxarifado por prateleira ou por grupo, para contar em uma varredura só.

Durante a contagem

• Dois conferentes: um conta, outro anota. Onde não der, conte duas vezes em momentos diferentes;
• Contagem cega no papel: anote a quantidade sem olhar o sistema. Só depois transcreva para a tela, porque o campo de contagem já vem com o saldo do sistema dentro;
• Uma unidade só: confirme a unidade do insumo antes de contar. Saco, unidade e metro cúbico não se misturam;
• Conte o material inteiro: inclua o que está na frente de serviço se ele ainda não teve baixa. Se já teve, não conte.

Depois

1. Investigue as diferenças antes de aplicar, como mostra o artigo de sobra e falta.
2. Aplique os ajustes item a item.
3. Baixe o saldo em .xlsx de novo e guarde as duas planilhas junto com a folha de contagem.
4. Revise os estoques mínimos dos itens que zeraram no período.

A rotina que evita o inventário geral está em inventário de almoxarifado de obra sem parar o canteiro.