Requisição de material de obra e o fluxo de aprovação

Quem pede, quem aprova e quem compra. O desenho do fluxo decide se a obra espera dias por um saco de cimento ou se ela compra a mesma coisa duas vezes.

Requisição de material é o documento que separa "a obra precisa" de "a empresa comprou". Ela existe por um motivo só: alguém que não é quem pede precisa concordar antes do dinheiro sair. Se o fluxo estiver mal desenhado, ele falha de duas maneiras opostas, e as duas são caras.

As duas formas de errar

Fluxo	O que acontece
Aprovação de menos	Cada frente compra direto. Chegam duas notas do mesmo material na mesma semana, de fornecedores diferentes e por preços diferentes.
Aprovação de mais	Três assinaturas para um saco de cimento. O serviço para, alguém compra por fora para destravar, e o fluxo inteiro perde a autoridade.

O desenho que costuma funcionar

1. A falta nasce sozinha. O balcão sem saldo e o estoque mínimo geram o pedido. Ninguém digita uma lista do zero, porque lista digitada do zero vem com material que já tem em obra.
2. Alguém reúne os pedidos numa requisição. Reunir importa: dez pedidos soltos viram dez conversas com fornecedor, uma requisição vira uma cotação.
3. A gestão aprova. É aqui que se pergunta se a quantidade bate com o previsto e se já não tem o material em obra.
4. O controle aprova, quando a empresa usa duas etapas. Uma etapa é mais rápida, duas separam quem conhece a obra de quem responde pelo orçamento. Empresa pequena costuma viver bem com uma.
5. Suprimentos cota e compra. A ordem de compra sai da cotação, e não de uma conversa por telefone que ninguém registrou.

O erro de desenho que trava obra

Escolher uma pessoa nominal como aprovadora de cada requisição e não prever o que acontece quando ela está de férias, em outra obra ou saiu da empresa. A requisição fica parada esperando um clique que ninguém pode dar, e quem descobre é o serviço que parou.

A regra que evita isso é simples de enunciar e fácil de esquecer: o direito de aprovar é do cargo, não do nome. Designar alguém pode ser o padrão, mas nunca pode ser a única porta.

O que a requisição precisa carregar

• o código e a descrição do material, do mesmo catálogo que o almoxarifado usa, e não um nome digitado na hora;
• a quantidade e a unidade;
• de onde veio a necessidade, ou seja, qual retirada sem saldo ou qual alerta de mínimo;
• quando o serviço começa, que é o que define se dá para cotar com calma.

No Almoxa esse fluxo está descrito em o que é a RM e por que ela existe entre a falta e a compra, e os estados pelos quais ela passa em todos os status da RM.