Como controlar o almoxarifado de uma obra

O ciclo completo do material no canteiro: o que registrar na entrada, como dar baixa sem travar o balcão, quando comprar e como saber que o saldo está certo.

Almoxarifado de obra não é estoque de loja. Na loja o produto entra, fica na prateleira e sai vendido. Na obra o material entra, some dentro do canteiro e reaparece como serviço executado, e entre uma coisa e outra ninguém está olhando. É por isso que controle de obra que copia controle de loja não para de pé.

O ciclo tem quatro momentos, e cada um tem uma pergunta que precisa ser respondida no ato.

1. A entrada

Material chegando é o único momento em que dá para recusar. Depois que o caminhão foi embora, divergência vira discussão. O que se confere na hora:

• a quantidade entregue contra a quantidade pedida, item por item, e não pelo total da nota;
• a unidade. Metro cúbico de concreto e saco de cimento não se conferem do mesmo jeito, e trocar a unidade é a origem mais comum de saldo maluco;
• o estado do material, porque aço torto e bloco quebrado viram perda que ninguém lançou;
• a nota fiscal, que é o que amarra a entrada ao pagamento depois.

Entrega parcial é normal e precisa ser prevista: o fornecedor manda metade hoje e o resto na semana que vem. Se o seu controle só aceita receber tudo de uma vez, a obra vai começar a mentir para ele.

2. A retirada

Este é o momento que decide se o controle funciona. O pedreiro chega no balcão, pede dez sacos, leva os dez sacos. Se a baixa não acontece naquele instante, ela não vai acontecer: no fim do dia ninguém lembra quantos sacos saíram nem para qual frente.

Duas coisas separam um almoxarifado controlado de um descontrolado:

• baixa na hora, no balcão, e não uma planilha preenchida no fim do expediente;
• nome de quem retirou e para onde foi. Sem isso você sabe que saiu, e não sabe para qual apartamento, torre ou etapa. Quando a medição não fechar, é esse campo que responde.

3. A compra

A falta deveria ser detectada antes de virar parada de serviço. Dois gatilhos resolvem a maioria dos casos: o estoque mínimo, que avisa quando o saldo encosta no piso, e a retirada sem saldo, que é o balcão dizendo que acabou. Os dois viram pedido de compra, o pedido vira requisição, a requisição passa por quem aprova e só então alguém compra.

Pular a requisição parece agilidade e sai caro: sem ela duas pessoas compram a mesma coisa na mesma semana, e ninguém descobre até a segunda nota chegar.

4. A contagem

Nenhum controle sobrevive sem conferência física. A pergunta não é se vai dar diferença, é de quanto. Contagem por amostragem, um grupo de material por semana, pega o erro cedo e não para o canteiro. O passo a passo está em boas práticas para a contagem de inventário.

O erro que estraga todos os quatro

Registrar depois. Entrada anotada no caderno para lançar à tarde, retirada acumulada para o fim do dia, contagem feita olhando o saldo do sistema. Cada um desses atrasos parece pequeno e todos produzem o mesmo resultado: um número que ninguém confia, e a partir daí ninguém usa.

O Almoxa foi construído em cima desses quatro momentos, com a baixa acontecendo no balcão e o pedido de compra nascendo da própria falta. Se quiser ver o caminho inteiro, comece por como o Almoxa funciona, da retirada até o material comprado.