O que é a AP, a autorização de pagamento
A AP é o número que nasce quando a nota fiscal de uma compra recebida é lançada, e que carrega a nota e as parcelas até o Contas a pagar.
Do mesmo jeito que a Ordem de Compra é o número da compra, a AP é o número da nota. Toda vez que alguém lança a nota fiscal de uma compra recebida, o Almoxa cria uma AP, numerada por empresa: AP-00001, AP-00002 e assim por diante. Ela guarda os dados da nota (número, série, chave de acesso, emissão, entrada, valores) e as parcelas a pagar, cada uma com vencimento, valor e forma de pagamento.
Por que existe um número só para a nota
A compra e a nota são coisas diferentes e andam em tempos diferentes. A OC nasce quando o Suprimentos fecha com o fornecedor; a nota chega junto com o material, dias depois, e às vezes chega em partes. Ter um número próprio para a nota deixa o Contas a pagar apontar para a nota certa, e deixa o financeiro cobrar pelo número que aparece no boleto, não pelo número da compra.
O que a AP guarda
| Bloco | O que tem |
|---|---|
| A compra | A Ordem de Compra que originou a nota, o fornecedor e a obra. A AP nasce sempre de uma OC recebida. |
| A nota | Tipo de documento (NF-e, CT-e de frete, nota de serviço ou outro), número, série, chave de acesso, emissão, entrada, competência e os valores: produtos, frete, desconto, IPI, ICMS-ST, outras despesas, o ICMS só como informação, e o total. |
| As parcelas | Uma linha por título: número, vencimento, valor, forma (Boleto, PIX, Transferência, Cartão, Dinheiro ou Outro) e a linha digitável ou o PIX copia e cola. As parcelas somam exatamente o total da nota. |
| Os anexos | A nota em PDF, o XML, boletos e, depois, os comprovantes de cada parcela paga. |
Os status
- Lançada: nenhuma parcela paga ainda.
- Paga parcial: alguma parcela paga, outras em aberto.
- Paga: todas as parcelas pagas.
- Cancelada: a AP foi cancelada e a nota pode ser lançada de novo.
O status é calculado pelo sistema a partir das parcelas: ninguém digita ele.
Onde ela aparece
Em Contas a pagar, uma linha por parcela, com o botão Ver AP. No detalhe da Ordem de Compra, na linha Notas. E no Painel, dentro do cartão A pagar em 7 dias. Para lançar a primeira, veja como lançar a nota fiscal de uma compra recebida.
Este texto faz parte da Central de Ajuda do Almoxa, o sistema de gestão de materiais de obra da Viável Engenharia de Custos.
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