Como importar as requisições do relatório 026

Quem compra sobe o CSV do relatório 026 do seu sistema de orçamento: a requisição nova em aprovação vira RM, e a que o Almoxa já acompanha tem o status atualizado.

A requisição nasce e é aprovada no seu sistema de orçamento. Para ela aparecer no Almoxa sem ninguém digitar de novo, suba o relatório 026 na tela Processo de compra.

Como gerar o arquivo

1. No seu sistema de orçamento, abra o relatório 026.
2. Escolha o período e o status. Pode ser um só ou vários juntos. O período conta pela data em que a requisição foi aberta lá: escolha um início que cubra as requisições que ainda estão em andamento.
3. Marque CSV Sem Grid e salve o arquivo.

Como importar

1. No Processo de compra, clique em Importar 026.
2. Arraste o arquivo ou clique para escolher. Abre a janela Conferir a importação, e nada foi gravado ainda.
3. Confira as listas: Criar como RM nova, Atualizar o status e os itens e Ligar à RM que já existe aqui. Desmarque o que não deve entrar.
4. Clique em Importar marcadas. A janela Resultado da importação diz o que aconteceu com cada uma, e o que precisa de alguém olhar aparece em vermelho.

É ação de quem tem a permissão Criar RM.

O que vira RM nova

A requisição que ainda não existe aqui, esteja ela Em aprovação lá ou já aprovada. A que já vem aprovada lá entra direto em Disponível p/ compra, sem passar de novo pela aprovação daqui. Os itens entram pelo código do insumo, e o mesmo material repetido em várias linhas, com o mesmo complemento, soma numa linha só, igual à importação do TXT.

A requisição reprovada ou não concluída lá fica de fora, e a janela diz quantas.

A RM que já existe aqui

Quando a requisição de lá já existe aqui, ela aparece em Ligar à RM que já existe aqui, com os dois títulos lado a lado, em vez de virar uma RM nova. Isso vale para a RM digitada à mão com o mesmo número, e também para a requisição renumerada lá: quando o título de lá é o mesmo da RM daqui com outro número, a janela mostra os dois números. Quando o título daqui cita o número de lá e os materiais são os mesmos, ela também vem marcada.

O Almoxa reconhece a mesma requisição também pelos materiais: quando a lista é quase a mesma e as duas foram abertas com poucos dias de diferença, ela aparece em Ligar à RM que já existe aqui, desmarcada, dizendo quantos itens batem. Confira e marque se for a mesma. Os mesmos materiais pedidos um mês depois são outra compra, e viram RM nova. Ligada, a RM daqui passa a receber o status e os itens de lá, nesta importação e nas próximas. Isso vale para a requisição em qualquer ponto da aprovação, e é o que tira da aprovação daqui uma RM que lá já foi aprovada.

A requisição que foi cancelada aqui continua cancelada. Se ela ainda não estava ligada, ligar só faz ela parar de aparecer na importação. Se já estava ligada, ela vira um aviso na janela e não é mexida: quem cancelou aqui decidiu que ela não segue.

O que tem o status e os itens atualizados

A requisição que o Almoxa já acompanha, porque veio de uma importação anterior ou foi ligada. Quem decide para onde ela vai é a regra do Almoxa, pelo aprovador da obra: se lá ela está com o Controle, aqui ela passa para a aprovação do Controle.

Os itens acompanham os de lá: o que entrou lá entra aqui, o que saiu lá sai daqui, e a quantidade trocada lá é trocada aqui. Um item que alguém pediu pelo Almoxa e que saiu da lista de lá não se perde: ele volta para Compras a solicitar.

A regra não mexe no que já andou aqui. Requisição que já entrou em cotação, que já tem ordem ou que foi devolvida para correção fica como está, com os itens que tem, e o resultado diz por quê. Uma lista de itens vazia nunca esvazia a RM. Requisição que aqui já está em compra ou concluída, e lá só aprovada, também não é mexida, e não aparece como pendência.

A cotação e a ordem de compra

O relatório 026 traz, item por item, o quadro de cotação e o pedido de lá, e a importação leva os dois para cá. O item que está num quadro lá entra na cotação com o mesmo número aqui: se ela ainda não existe, é criada, e se alguém já abriu aqui a cotação com esse número, o item entra nela. O item que já tem pedido lá entra na ordem de compra com o mesmo número aqui, com o fornecedor, a quantidade e o preço do pedido, já com o desconto e o IPI.

A requisição anda sozinha: vai para Em compra quando os itens estão em cotação, e fica Concluída quando todos têm ordem. A cotação fecha quando todos os itens dela têm ordem. Importar o mesmo arquivo de novo não cria nada repetido.

O que foi decidido aqui não volta

• Requisição antiga: a aprovada lá há mais de 30 dias, sem RM aqui, vem desmarcada na conferência, com o aviso de que pode já ter sido comprada fora do Almoxa. Marque só se a compra dela ainda vai acontecer.
• Item cancelado aqui: o material que alguém cancelou na requisição não volta, mesmo continuando na requisição de lá.
• Cotação encerrada: cotação concluída aqui não reabre, e a cotação em que todas as requisições já foram concluídas ou canceladas fecha sozinha.

Quando a requisição não aparece

• requisição aberta antes do período do relatório: o 026 só traz o que foi aberto dentro do período escolhido. A janela de conferência diz de quando o arquivo começa e avisa a RM digitada à mão, ainda sem itens, que não veio nele. Gere o 026 com uma data inicial mais antiga e importe de novo;
• obra sem o número do empreendimento: a janela lista os empreendimentos sem obra no Almoxa. Cadastre o número do empreendimento na obra e importe de novo;
• arquivo em PDF ou relatório de Follow-up: eles não trazem o código do insumo. Gere o 026 em CSV Sem Grid.

Importar o mesmo arquivo duas vezes não duplica nada: a requisição que já entrou volta como já tinha sido importada.