Sistema de almoxarifado para construtora: o que olhar

As perguntas que separam um sistema que a obra usa de um que vira mais uma tela abandonada, e o que entra na conta além da mensalidade.

Sistema de almoxarifado que a obra não usa é pior que planilha, porque custa dinheiro e ainda dá a sensação de que o problema foi resolvido. As perguntas abaixo são as que mais separam um caso do outro, e nenhuma delas é sobre quantidade de recurso.

1. Quantos cliques tem uma retirada no balcão?

Esta é a pergunta mais importante e quase ninguém faz. O almoxarife atende com fila na frente, muitas vezes com a mão suja. Se registrar uma retirada leva mais que trinta segundos, ele vai anotar no papel para lançar depois, e depois é o mesmo que nunca. Peça uma demonstração dessa tela específica e cronometre.

2. O catálogo de material é único?

Se cada obra pode cadastrar o material do jeito que quiser, em seis meses você tem quatro cimentos. O catálogo precisa ser um só para a empresa, e de preferência o mesmo código que o seu orçamento já usa, senão ninguém consegue comparar o comprado com o previsto.

3. O que acontece quando falta saldo?

Num sistema que entendeu obra, a retirada sem saldo vira pedido de compra sozinha. Num sistema que não entendeu, ela vira uma mensagem de erro, e a compra continua dependendo de alguém avisar por mensagem.

4. Dá para trabalhar com várias obras sem misturar?

Saldo é por obra, sempre. Um total somando três canteiros não é saldo de lugar nenhum e não serve para decidir nada. Ao mesmo tempo, você precisa de uma visão geral para saber onde está o dinheiro parado. As duas coisas juntas, e separadas.

5. Quem pode fazer o quê?

O almoxarife não deveria aprovar a própria compra, e o comprador não deveria dar baixa no estoque. Se o sistema tem um perfil só, ou se todo mundo vira administrador porque é mais fácil, o controle interno que você está tentando montar não existe.

6. Os dados saem?

Pergunte como se exporta o saldo e as movimentações, e em que formato. Sistema do qual não se sai é uma decisão difícil de desfazer. Vale olhar isso antes de entrar, e não no dia em que você quiser sair.

O que entra na conta além da mensalidade

Item	O que perguntar
Forma de cobrança	Por obra, por usuário ou por empresa. Cobrança por usuário costuma terminar em login compartilhado, que destrói o rastreio.
Implantação	Tem custo? Quem carrega a base de materiais?
Treinamento	Quantas horas, e para quantas pessoas. Almoxarife troca.
Fidelidade	Contrato de doze meses numa obra que dura oito é dinheiro jogado fora.
Obra que acabou	Você continua pagando por ela? Deveria conseguir inativar.

E o custo de continuar sem

Ele existe e raramente é medido. Compra em duplicidade, serviço parado esperando material que estava em obra, perda que ninguém explicou na medição. Não precisa de estudo: some as compras urgentes dos últimos três meses e pergunte quantas delas seriam evitáveis com saldo confiável.

No Almoxa a cobrança é por obra e o teste é gratuito. Os detalhes de plano estão em qual a diferença entre Essencial e Profissional, e o que a cobrança por obra significa na prática em por que a cobrança é por obra.